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CUANDO TENGA ALMACENADO GRAN CANTIDAD DE INFORMACION, DEBERA APROVECHAR LAS HERRAMIENTAS QUE ACCESS LE OFRECE, SI DESEA ENCONTRAR DATOS DE FORMA AGIL Y EFECTIVA.
LAS CONSULTAS
- Se trata de nuevas tablas basadas en las originales y en las que cada usuario puede determinar que campos y registros deben aparecer, en función de unos criterios.
- Access también dispone de una vista para las consultas y, como sucede con el resto de los objetos, podrá crearlas utilizando un asistente o directamente en la vista diseño.
- Presione en botón nuevo de la ventana de su base de datos. En el cuadro que se abre, elija Asistente para consultas sencillas y apriete aceptar. Las pantallas del asistente le permiten elegir la tabla y los campos que va a consultar, y si desea que se muestren todos los datos o solo un resumen – cuando son numéricos-
UNA NUEVA TABLA
-En la última pantalla del asistente, escriba un nombre para la consulta y, cuando haga clic y finalizar, el programa creara una nueva tabla donde solo se incluirán los campos indicados.
-El siguiente paso es acotar la búsqueda para que solo se visualicen aquellos registros que contengan los datos que quiera obtener – por ejemplo, todas las películas de un determinado director o actor – Para ello, active diseño.
Puede complementar la consulta con las opciones orden ascendente y descendente, que le permiten clasificar alfabéticamente los registros en funciones de los datos de un campo.
DEFINA UN CRITERIO
-En el área inferior de la vista diseño los campos incluidos en la consulta aparecen ordenados por columnas.
-Active la celda de la fila criterio correspondiente al campo que usara como referencia para la búsqueda 1)-en este caso, Año- Escriba la condición, por ejemplo "1970", y, al apretar Ejecutar 2), se mostraran los registros que en el campo Año contengan el dato indicado.
OTRA CONSULTA:
De modo predefinido Access realiza consultas de selección – se eligen los datos que se quieren ver. Sin embargo, el botón tipo de consulta – en la vista diseño – le permite usar otras, como la consulta de actualización – para sustituir datos en la tabla original – o la consulta de eliminación – suprime los registros que cumplen una condición.
LOS FILTROS DE ACCESS
LA MEJOR ALTERNATIVA
Para visualizar únicamente determinados registros de una tabla – sin necesidad de crear una consulta- puede utilizar los filtros de Access.
Para ello, sitúese en hoja de datos de la tabla y active el desplegable filtros, dentro del menú registro. En él encontrara las diferentes opciones. El mas simple es el filtro de selección, que oculta todos los registros, menos el seleccionado.
Esta opción abre una ventana similar a la consulta para que indique los criterios del filtro.
El filtro por formulario habilita un desplegable en el campo que se encuentre seleccionado, para que elija que registros desea visualizar, en función de un dato.
CARACTERES COMODIN Y EXPRESIONES:
En la fila criterios de la vista diseño de una consulta puede utilizar caracteres comodín, como ? – sustituye a cualquier carácter o*- equivale a una cadena de caracteres- o expresiones – en la ayuda de Access encontrara un listado – para acotar mejor una búsqueda.
CALCULAR TOTALES:
Si dispone de campos numéricos, puede aplicar diferentes cálculos. Apriete el botón totales de la barra diseño de consulta y surgirá una nueva fila en la vista diseño para realizar operaciones.
EXPRESION: Combinación de símbolos que genera un resultado- en Access permite realizar búsquedas de todo tipo.
DATOS ANEXADOS:
Tipo de consulta que agrega un grupo de registros al final de una o mas tablas nuevas o existentes.
¿UNA CONSULTA PUEDE INCLUIR CAMPOS DE VARIAS TABLAS?:
Así es. El botón mostrar tabla- en la barra diseño de consulta- abre una ventana mediante la cual puede agregar a la vista diseño de la consulta cualquiera de las tablas de su base de datos.
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