En un principio el encargado de bodega debe solicitar la orden o la factura de requisición se les sean comunicadas lo más posible con medio día de anticipación, para poder preparar el despacho de la entrega.

La copia de los documentos de requisición debe ser controlados por un depto de control, para estos se les recomienda que los pedidos sean supervisados por control de existencias y se debe obtener una copia con las firmas correspondientes de el encargado a contraloría

Un detalle importantes es el de no olvidar que el encargado de bodega no debe entregar ningún articulo sin recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.

Registro: corresponde al control administrativo de los materiales, involucrado tanto el ingreso, la distribución como la salida de ellos

Registros correspondientes: corresponde a los encargados administrativos o jefaturas encargadas de los materiales y al ingreso, la distribución como las salidas de ellos. 

Es necesario que en la bodega debe mantenerse un Registro y archivo físico, a lo menos, de:

Copias de Órdenes de Compra, Vales de requisición o entrega, Plano de Bodega y distribución de las áreas de almacenamiento, Guías de Despacho de proveedor ó salida, Guías de Ingreso y Registros computacionales.

Hay que recordar que los documentos, facturas entre otros son importantes, ya que son el respaldo de todo trámite de materiales dentro de la bodega.