La persona a cargo  de la bodega o recibir los materiales, debe ser quien se asegure de recibir los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean estas materias primas, materiales, repuestos y mercaderías en general, que se relacionan con alguna de las siguientes características y normas:

• Que sean adquiridas por la empresa.
• Que sean semi-elaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente.
• Que hayan sido enviadas fuera de la empresa (o a otra sucursal), para recibir algún tratamiento especial.

           
Por lo tanto, queda prohibido “guardar o almacenar” productos de proveedores o clientes que no correspondan según las normas nombradas”, a menos que estén autorizadas por algún funcionario superior que se hará responsable de este hecho.

• una vez que se emita una Orden de Compra, el Dpto. encargado de la función de adquisición deberá remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora.  Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artículos que van a recibir: cantidad, código, calidad (especificaciones técnicas), proveedor y fecha de recepción.

• antes a la recepción de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la Guía de despacho del proveedor, que acompaña los artículos requeridos.  Cada guía debe corresponder a una Orden de Compra.

• Debe encargarse de supervisar que las cantidades, calida y especificaciones entre la orden de compra y la guía de despacho, verificando así que el material adquirido es el que corresponde a los pedidos.

• Una vez confirmado que los materiales son los que fueron pedido por la empresa, la persona correspondiente debe firmar las guías, las originales y copias de estas, entregando al transportista el duplicado de la guía y archiva el original.  En caso de ausencia de guía, el encargado de bodega indicará su visto bueno en el reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guías de Recepción internas, que se adjuntan a las guías de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa.

• Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo señalado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones

• Recepción parcial por cantidad inferior
• Recepción parcial por rechazo (constancia en Guía de Recepción).
• Devolución de guía y materiales proveedor, informando a su superior.

• El encargado de la recepción deberá realizar inspección  en aquellos envases con roturas o marcas de daño, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.

• Administración de existencias y gestión de materiales

Ahora podremos los objetivos principales para poder almacenar los materiales de la manera mas indicada, para esto debemos seguir los siguientes pasos.

• Aprovechar de una manera adecuada el espacio desocupado en la bodega.
• Aprovechar el tiempo de manera rápida y cuidadosa (para no dañar equipamiento)
• Controlar el espacio de forma eficiente en el manejo de los materiales almacenados. 

• Normas generales y puntuales de protección y previsión:

• Para que la entrega de materiales sea más óptima, rápida y segura, de debe disponer de mesones en la  entrada de bodega, que permitan disponer de un espacio para administrar la entrega de los materiales.

• En el almacenamiento se debe disponer muebles con divisiones, estantes que sean apropiados para los artículos, tamben se debe contra con una infraestructura adecuada como espacios entre casilleros (pasillos) para así lograr desplazar los materiales de una manera optima  

• Disponer de los cuidados necesarios para evitar, daños y destrozos de los materiales, que sean provocados por organismos vivos, como hongos, bacterias, roedores e insectos.  

• Disponer de herramientas de protección necesarias como hachas o extintores para prevenir incendios u otro tipo de accidentes.

• Se deberá tener un cuidado y control especial en aquellos materiales con poca duración o fechas de vencimientos, o aquellos que son sensibles a la luz, húmeda, calor etc.

• No pueden ingresar a la bodega bajo ninguna circunstancia aquellas personas que son ajena al personal que trabaja en la bodega, aunque sean personas perteneciente a la empresa, solo pueden ingresar con una autorización del encargado o administrador de esta.
  
  
• Los materiales deben ser apilados sobre ballets, por que al momento de ubicarlos directamente en contacto con el piso pueden ser dañados por la humedad y alguna filtración de agua.

Información útil:”tableros” Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por unidad de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. También son conocidos como “pallets”.