Las asambleas, juntas, congresos  o seminarios, se rigen por normas que implican el respeto por la disposición de los lugares asignados, que han de ocupar los participantes.

El encargado de organizar esas reuniones se ocupará de hacer llegar, a su debido tiempo, las convocatorias, en las que se especificarán lugar, fecha y hora para que todos los participantes puedan preparar sus intervenciones con anticipación.
El que la reunión transcurra después por los cauces que exigen tanto la cortesía como la eficiencia, dependerá, en gran parte, de la habilidad de quien la presida o  actúe como moderador. Este es el único encargado de dar la palabra a los participantes, siguiendo alguna secuencia, modalidad o regla de juego, por todos conocida. Si se limita el tiempo de las intervenciones, quien preside, también puede llamar cortésmente la atención a quienes se excedan.

También hay que ocuparse de la comodidad de los asistentes y, procurar que la sala sea lo más confortable posible, con buena iluminación y facilidad para tomar notas. La asignación de lugares en las mesas de trabajo, se hará siguiendo el orden de precedencias habitual para un acto formal.

Si asisten extranjeros, que no conocen suficientemente el idioma, se les proporcionará un servicio de traducción simultánea si la sesión es muy extensa, se hará alguna pausa, que permita a los participantes un café o un refresco.