El formato de cualquier tipo de documento debe estar destinado a facilitar su lectura. Si no es legible, el receptor quizás no tenga la paciencia de descifrar su mensaje, por muy importante que sea. En las próximas líneas, todas las claves para que sus documentos sean más accesibles que un cuento de hadas.

El tipo de fuente

Pocas cosas pueden dificultar tanto la lectura de un mensaje, como un tipo de letra extraño, compuesta de caracteres demasiado grandes o pequeños. Si se trata de un asunto de negocios, deberá crear un aspecto claro y profesional utilizando un tipo de letra estándar como Times New Roman, Courier o Helvética, con un tamaño que oscile entre el 10 y el 12, que es la medida más cómoda para la mayoría de los lectores.

Para los encabezamientos u otros elementos especiales del mensaje, podrá utilizar un tamaño mayor para darle un toque de efecto, pero no abuse de ello.
Si el tema es personal, podrá dotarle a su escritura de personalidad y darle un tono informal a su mensaje con tipos de letra como el Poética Chancery, Comic Sans u Old Face Shaded.

La regla de oro para elegir el tipo de letra de cualquier correo electrónico: ni muy pequeña ni muy grande ni muy recargada.

Resista la tentación de escribir sólo en letras mayúsculas o minúsculas

Muchos son los que en un intento de llamar la atención sobre sus mensajes electrónicos recurren al uso de las letras mayúsculas. Mala idea. Un mensaje escrito solamente en mayúsculas es más difícil de leer que uno escrito de forma estándar. El ojo humano está acostumbrado a leer una mezcla de letras mayúsculas y minúsculas. Si escribe un mensaje todo en letras mayúsculas, correrá el riesgo de entorpecer y hacer más lenta la lectura de aquellos que no estén acostumbrados a ese tipo de presentación visual.

Por la misma razón, evite la tentación de escribir sus mensajes electrónicos con todas las letras en minúscula. Tal vez sea más rápido escribir todo en minúscula o mayúscula, pero el mensaje resultará más difícil de leer.

Examine su reacción al siguiente texto, escrito en tres estilos diferentes: todo en mayúsculas; todo en minúsculas; y la combinación usual de mayúsculas y minúsculas. ¿Cuál de ellos le resulta más fácil de leer?

• EL MERCADO ALEMÁN OFRECE A LA INDUSTRIA MEXICANA DEL MUEBLE UNA ALTERNATIVA REAL DE VENTA. ACTUALMENTE ALEMANIA ES EL SEGUNDO IMPORTADOR DE MUEBLES EN EL MUNDO. A RAÍZ DE LA UNIFICACIÓN ALEMANA, LAS IMPORTACIONES DE MUEBLES SE INCREMENTARON DEBIDO A DOS FACTORES: EL CONSIDERABLE AUMENTO EN LA DEMANDA QUE NO LOGRÓ CUBRIRSE CON LA PRODUCCIÓN NACIONAL, Y LA DISMINUCIÓN EN LA PRODUCCIÓN DEBIDO AL CRECIENTE COSTO DE PRODUCCIÓN EN ALEMANIA.

• el mercado alemán ofrece a la industria mexicana del mueble una alternativa real de venta. actualmente alemania es el segundo importador de muebles en el mundo. a raíz de la unificación alemana, las importaciones de muebles se incrementaron debido a dos factores: el considerable aumento en la demanda que no logró cubrirse con la producción nacional, y la disminución en la producción debido al creciente costo de producción en alemania.

• El mercado alemán ofrece a la industria mexicana del mueble una alternativa real de venta. Actualmente Alemania es el segundo importador de muebles en el mundo. A raíz de la unificación alemana, las importaciones de muebles se incrementaron debido a dos factores: el considerable aumento en la demanda que no logró cubrirse con la producción nacional, y la disminución en la producción debido al creciente costo de producción en Alemania.

El uso de puntos y números para dar énfasis

Enfatice los puntos más importantes de un documento creando una lista con puntos o números. Debido a que en algunos teclados no existe ningún carácter estándar que represente el punto de listados, si quiere puede sustituirlo por un asterisco (*) o un guión (-). Recuerde:

• Sea coherente.
• Escriba oraciones completas.
• Comience cada punto con mayúsculas.

Las enumeraciones crean un mayor énfasis:

1. Escriba líneas breves.
2. Use la sangría para intensificar el impacto de la lista.
3. Añádale énfasis utilizando el doble espacio y amplios espacios en blanco.

No tenga miedo de los espacios en blanco. Deje una línea o dos antes y después de una sección importante —en una lista o dentro de un párrafo— y le añadirá así impacto y facilitará su lectura.

Como alternativa a las enumeraciones, también puede construir listas dentro de los párrafos. De esta forma ahorrará espacio y a la vez aumentará la legibilidad.

Ejemplo: Las enumeraciones son más eficaces cuando el escritor se atiene a tres reglas: (1) la brevedad; (2) uso de la sangría para una mayor legibilidad, y (3) uso del doble espacio para dejar espacios en blanco.

Un color de pantalla adecuado

Es posible que el programa desde el que utiliza su correo electrónico incluya la opción de cambiar el color del fondo o del primer plano de sus mensajes. No se sienta obligado a utilizar esta opción. Puede que unas letras en color verde sobre un fondo morado presenten un aspecto interesante pero probablemente también reducirán su credibilidad. Para la correspondencia profesional, utilice un fondo claro o neutro con letras oscuras. Los colores llamativos pueden resultar más difíciles de leer y pueden quitarle valor o entrar en conflicto con el tono de su mensaje.