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Redacción de emails profesionales y de negocios

Evite que los errores ortográficos y de puntuación arruinen sus e-mails
 
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Entre los errores de puntuación más comunes, el uso incorrecto de la coma representa el de mayor importancia. Un texto plagado de comas mal utilizadas se hace difícil de leer, y aumenta la posibilidad de que el lector lo abandone a mitad de camino. Tal vez, los próximos consejos le sean de utilidad.

• Nunca coloque comas detrás de una conjunción subordinante introductoria, como por ejemplo, porque, si, aunque, mientras, ya que, como, antes de, después de. INCORRECTO: Como, el correo electrónico se está convirtiendo en un vehículo de comunicación en auge, cada vez más gente se compra un ordenador personal.

• Evite las comas detrás de conjunciones coordinantes introductorias como: y, o, ni, pero, sin embargo. INCORRECTO: Pero, no podemos asumir que todos los propietarios de un ordenador sean adeptos al correo electrónico. Y, deberemos tener paciencia con aquellos que sean principiantes en el uso del correo electrónico.

• Aquellos escritores que usan muchos signos de puntuación suelen colocar comas detrás de y, o, ni, pero, así, que, sin embargo, si éstos van seguidos de una palabra o locución introductoria: Sin embargo, como la comunicación electrónica adquiere cada vez mayor relevancia, hasta los usuarios de ordenador más reacios se animarán a utilizar el correo electrónico. Este uso es una cuestión de estilo.

• En general, pondremos una coma detrás de palabras o locuciones introductorias —sin embargo, no obstante, a pesar de todo, en lugar de, por otro lado, en consecuencia, como resultado, por lo tanto, sobre todo, es más, además, eso es, también, afortunadamente, obviamente, supuestamente, por cierto— que se refieran al resto de la frase a la que preceden. EJEMPLO: Es más, investigaciones indican que la escritura electrónica puede tener tanta fuerza como lo escritura tradicional.

• Separe siempre una palabra, locución u oración introductoria, por corta que sea, del resto de la frase si teme que el lector malinterprete el sentido. EJEMPLO: Cuando el escritor redacta un mensaje con una introducción contundente, el lector no tendrá problemas a la hora de leer o comprender el documento. (Una coma entre convincente y el lector dejará más claro el significado de la frase al lector.)

• Si comienza una frase con una breve expresión introductoria que precede a un sujeto también breve o un pronombre, no necesita poner ninguna coma. EJEMPLO: Una vez más nos encontramos ante un novedoso y atractivo medio de comunicación. (No necesitamos poner una coma tras una vez más.)

Elimine los errores ortográficos

¿Cree que nadie le presta atención a la ortografía en un mensaje electrónico? Por alguna razón, hasta el lector más distraído se fijará justo en las faltas ortográficas. No dé ningún motivo a los destinatarios para que borren su mensaje de la pantalla. Las faltas ortográficas y mecanográficas le quitan credibilidad e impacto a su mensaje. La revisión y corrección en pantalla es una parte pesada pero indispensable del proceso de redacción electrónica.

Cinco consejos de ortografía electrónica

1. Utilice el corrector de su ordenador o el de su correo electrónico si lo tuviera. No obstante, recuerde que el corrector electrónico no puede corregir el uso de una palabra. Por ejemplo no distinguirá entre halla o haya; sólo o solo; hijo o higo. Revise primero el texto manualmente y después utilice el sistema electrónico para la corrección final.

2. Compre y utilice un buen diccionario actualizado. Además de proporcionarle la ortografía correcta, el diccionario es un excelente punto de referencia para el uso correcto de las palabras y una valiosa fuente de sinónimos.

3. No interrumpa la escritura para buscar o comprobar la ortografía de cada palabra que le suene rara. Espere a que haya terminado todo el documento; después vuelva al principio y revise todo a fondo.
No escatime el tiempo con los documentos importantes. Una vez pulsado «Enviar», el correo habrá salido y probablemente ya no lo podrá recuperar. Nunca escriba —ya sea en correo electrónico o en el tradicional— nada que pueda volverse contra usted. Si su documento es particularmente importante o delicado, merece que se detenga y lleve a cabo una minuciosa revisión de la ortografía, el contenido y la mecanografía. Si el tiempo se lo permite, imprima el documento y revíselo sobre el papel antes de enviarlo al ciberespacio. Si tiene alguna duda sobre la corrección de su mensaje, déjelo enfriar durante 48 horas antes de enviarlo. Si es urgente, pídale a alguna persona de confianza que revise el mensaje antes de enviarlo.

4. Compre un manual de estilo que explique los errores ortográficos y gramaticales más comunes. Busque información en alguna librería on-line sobre los títulos disponibles en la actualidad.


5. A la hora de escribir, a menudo confundimos dos palabras que suenan o tienen significados parecidos. La regla que se debe seguir es muy simple: Si tiene cualquier duda sobre el uso que está haciendo de una palabra, búsquela en el diccionario.

 
 
 
 


   
 
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