Un correo electrónico que haya sido escrito sin ningún tipo de errores mecanográficos será un seguro ganador en la batalla por lograr la atención del lector. Unas pocas reglas y algunos consejos prácticos le pueden ayudar a reducir esos errores y a mejorar la eficacia de sus mensajes.

El abuso de los signos de exclamación

Muchas personas que escriben correos electrónicos creen erróneamente que pueden inyectarle vida a su redacción electrónica y conseguir el interés de quien lo lea poniendo un signo de exclamación al final de cada frase que consideran importante. ¡¡¡No caiga en esta trampa!!! Déle fuerza a su mensaje usando un lenguaje descriptivo y frases elaboradas. Use muy poco los signos de exclamación o prescinda por completo de ellos.

La utilización de los números

• Escriba con letra los números del uno al nueve. Del 10 en adelante, utilice cifras.

• Nunca comience una frase con un número. Escríbalo con letra.

• Cuando escriba sobre dinero, utilice cifras, a no ser que exprese una gran suma, un número redondo o hable de dinero en líneas generales. Ejemplo: Los beneficios netos de la empresa en este año han sido de 12 millones (números redondos), frente a unos pocos millones (en términos generales) conseguidos el año anterior

Las citas

Si va a citar una frase completa, el punto irá antes de cerrar las comillas. Ejemplo: He leído una reseña en la que el crítico decía: "El chef del Restaurante Joe es sin duda un maestro del relleno."

Si va a citar una parte de la frase, el punto irá después de cerrar las comillas. Ejemplo: He leído una reseña en la que el crítico llamaba a nuestro chef "el maestro del relleno".

El punto y coma y los dos puntos siempre van después de cerrar las comillas. No hay ninguna excepción. Ejemplo: He leído una reseña en la que el crítico llamaba a nuestro chef "el maestro del relleno"; no puedo estar más de acuerdo.

Introduzca las citas en una de las cuatro formas siguientes:

Sin ningún signo de puntuación delante de la cita. Ejemplo: Durante la destitución el ejecutivo mantuvo «Nunca he utilizado el correo electrónico de la empresa para temas personales».

Con una coma precediendo a la cita. Ejemplo: Cuando se produjo el cese, el ejecutivo mantuvo, «Nunca he utilizado el correo electrónico de la empresa para temas personales».

Con dos puntos precediendo a la cita. Ejemplo: Cuando se produjo el cese, el ejecutivo mantuvo: «Nunca he utilizado el correo electrónico de la empresa para temas personales».

Con un punto seguido de la cita en una frase independiente. Ejemplo: Durante la destitución, el ejecutivo mantuvo su posición. «Nunca he utilizado el correo electrónico de la empresa para temas personales. »

Cualquiera de los cuatro métodos es correcto; la elección es una mera cuestión de estilo.

Añádale algunos guiones largos a su mensaje.

El guión largo es un signo de puntuación muy útil y versátil que puede añadirle énfasis a afirmaciones intercaladas. Utilícelo en lugar de una coma o paréntesis pulsando dos veces la tecla de guión sin dejar ningún espacio antes o después.
Ejemplo: El aprendiz olvidó --si es que alguna vez lo supo-- la forma correcta de dirigir un correo electrónico a la Oficina de Montevideo.