2.1.Planificación:

Planificar es organizar en forma teórica( táctica), determinando las distintas etapas del plan y las funciones que se realizarán en cada una de las etapas.

• Es importante conocer la finalidad de quien nos contrata (cliente) la cuál puede ser : homenajear, conmemorar, celebrar o atraer.
• Hay que establecer un proyecto preliminar y definir tiempos y asistencia.
• Debemos contar con por lo menos tres presupuestos para poder comparar.
• Tener en cuenta la administración del evento en cuanto a papelería, promoción/prensa, funciones de cada uno del personal, derecho de admisión, permisos, convenios.
• Elección del ámbito donde se desarrollará de acuerdo a la magnitud y al carácter de la reunión.
• Financiamiento propio, sponsors, subsidios, auspicio, apoyo, etc.
• Staff organizativo: delimitación de responsabilidades y estructura jerárquica.
• Declaraciones oficiales: si el evento es de interés nacional, provincial, municipal, turístico, auspicio, fiesta
• La lista de invitados, que pueden ser naturales, ocasionales, generales. Es importante establecer que tipo de publico y el nivel de asistencia.
• Confeccionar y enviar las invitaciones con 45 días de anticipación.
• Planificación del menú, lista de compras que será guardada para próximas reuniones, pero tendremos en cuenta las compras de productos, producción y presentación.
• Ambientación: privilegiar el mayor espacio posible, y eliminar cualquier objeto que conforme un riesgo para los invitados y anfitriones. Tomar en cuenta la iluminación. Instalaciones especiales. Ornamentación. Seguridad. Estacionamiento.

2.2 Pautas - Los tiempos:

En ésta etapa nos referimos a determinar con la debida anticipación toda la organización es decir:

• Pre-evento: 1 a 2 años antes,
• Lugar: primer plano, gestión de permisos, personal de seguridad. Estacionamientos, seguros, limpieza.
• Organización de transporte, hospedajes y de prensa.
• Gastronomía, concurso de proveedores.
• Elementos promocionales, presentes.-
• Vestimenta, por sector y función.
• Papelería e impresos.
• Capacitación de personal, asignación de tareas.
• Lista de potenciales invitados.

3 a 6 meses,antes

• contratación de audio e imagen.
• Reconfirmación de potenciales invitados.
• Reconfirmación de gastronomía.
• Ajuste de información de transporte y hospedaje si fuera necesario.
• Cierre de permisos.
• Definición de fecha y hora.
• Capacitación definitiva del personal interviniente.

1 mes antes:

• Revisión general del evento
• Últimos ajustes.
• Definición y confirmación de invitados.