3.1 Durante la reunión:

Esta etapa se basa en el manejo de tiempos y espacios que ya fueron predeterminados y deben ser respetados, salvo caso de fuerza mayor.

La operatoria de este proceso es:

• 48-24 horas antes:
• armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.)
• pruebas de sonido e imagen.
• Revisión de planos.
• Chequeo de servicios
• Recepción de mercadería.
• Lista definitiva de invitados.

• 12 horas antes.
• Chequeo general de actividades en tiempo y forma.
• Comienzo del evento y análisis de primeros movimientos.
• Activación y solución de posibles inconvenientes.

3.2- Inicio y cierre del evento:

En ésta etapa la reunión ya está en pleno funcionamiento sólo se chequeará lo programado y que cada función se este cumpliendo como lo previsto.

• Se recorrerá cada mesa, fila o stand.
• Se chequeará iluminación, audio y su nivel de llegada.
• Mercadería en estado y tiempo.
• Indumentaria, imagen y uso.
• Seguridad, limpieza, asistencia y movimiento de presentes.
• Cierre del evento, despedida de participantes.
• Entrega de presentes o recuerdos.
• Desarmado de distintos ámbitos.
• Sumario de actividades y resultados.

3.3 Post-evento

Es importante tener una base de datos con los siguientes puntos:

• Evaluación: comercial.
• Aceptación operativa, criticas, quejas y sugerencias.
• Análisis y correcciones del evento.
• Seguimiento del evento, base de datos de participantes.
• Programa anual de contactos., análisis y contactos con potenciales mercados.