Contamos con herramientas que integran el tablero de comando para la toma de decisiones, permitiendo incrementar la certidumbre y de esta manera permiten flexibilizar y corregir la organización de una reunión. Si se practican de manera habitual y permanente, se convertirán en un beneficio, con satisfacción en lo personal o de una rentabilidad adicional si se realiza en el campo empresarial.

En síntesis, si se desea una celebración exitosa , donde se podrá transmitir la idea fuerza que originó esta reunión, sugiero tener estos elementos en mente y llevarlos a la práctica cuantas veces sea necesario hasta lograr un mecanismo de respuesta inmediata.

Recordemos:

• Planeamiento: proceso técnico administrativo donde se determina el futuro deseado.
• Programación: la base es un cronograma de tiempo y tarea por ejecutar.
• Presupuestar: antecedentes sobre la comparación de precios y las alternativas de acuerdo al planeamiento establecido.
• Anteproyecto. documento donde se materializa inicialmente las ideas sobre la reunión por realizarse.
• Proyecto: documento formal, autorizado por autoridades competentes donde se establecen las acciones el objetivo primordial de la reunión.
• Tiempo de preparación: período que transcurre entre la decisión de realizar una reunión hasta el inicio.
• Tiempo de ejecución: es aquél que transcurre durante el propio acto según el plan aprobado.
• Tiempo de finalización: período posterior a la reunión, donde se recolecta la información para posterior análisis.-
• Informe de resultados: Informe que se confecciona al final de la reunión donde se indica expresamente los resultados para mejorarlos y/o perfeccionarlos para el próximo evento.