La principal característica de un programa de planillas de cálculo como el Excel, es que permite crear fórmulas matemáticas y ejecutar funciones. De otra manera, no sería mucho más que una gran tabla para visualizar textos. A continuación, le enseñamos a crear fórmulas y cálculos.

Fórmulas

Las fórmulas se ingresan en las celdas de la hoja de trabajo y deben comenzar con un signo igual “=”. Luego, incluyen las direcciones de las celdas cuyos valores serán manipulados por los operandos apropiados, ubicados en el medio de ellas. Después de escribir la fórmula en la celda, el cálculo se ejecuta de inmediato y la fórmula se hace visible en la barra de fórmulas.

Relacionar hojas

Dentro de un mismo libro, puede que usted quiera usar el valor de una celda con otra que pertenezca a una hoja de trabajo diferente. Por ejemplo, el valor de la celda A1, de la hoja 1, y la celda A2 en la segunda hoja de trabajo, pueden sumarse usando el formato “nombre/número de la hoja!dirección de la celda”. En este caso, la fórmula sería “=A1+Hoja2!A2” donde el valor de la celda A1 es sumado al valor de la celda A2, en la hoja2.

Referencias absolutas, relativas, y mixtas

Llamar a las celdas simplemente por sus etiquetas de columna y fila (por ejemplo, A1) se denomina referencia relativa. Cuando una fórmula contiene referencias relativas y es copiada de una celda a otra, el Excel no crea una copia exacta de la fórmula. Lo que hará es cambiar las direcciones de las celdas relativas a las filas y las columnas a las que sean mudadas. Por ejemplo, si una fórmula de adición en la celda C1 “=(A1+B1)” es copiada a la celda C2, la formula cambiará a “=(A2+B2)”, para reflejar el cambio de fila. Para evitar esto, las celdas deben llamarse con referencias absolutas y esto se realiza insertando signos de dólares “$” dentro de las direcciones de la fórmula. Siguiendo con el mismo ejemplo, la fórmula en la celda C1 se leería “=($A$1+$B$1)”, en el caso de que el valor de la celda C2 tuviese que ser la suma de las celdas A1 y B1. Así, tanto la columna como la fila son absolutas y no cambiarán cuando las copie. La referencia mixta puede usarse donde sólo la columna o la fila permanecen fijas. Por ejemplo, en la fórmula “=(A$1+$B2)”, la fila de la celda A1 esta fija al igual que la columna de la celda B2.

Funciones básicas

Las funciones pueden ser una manera más eficiente para realizar operaciones matemáticas que las fórmulas. Así, si usted quiere sumar los valores de las celdas D1 a D10, debería escribir la siguiente fórmula “=D1+D2D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10”. Una manera más corta y práctica de hacerlo es usar la función SUM; escriba simplemente “=SUMA(D1:D10)”. A continuación, algunas funciones que le pueden ser útiles:

Pegar Función

Esta ventana le permite ver todas las funciones del Excel.

• Active la celda donde irá ubicada la función y haga clic en el botón Pegar Función en la barra de herramientas estándar.

• Desde la ventana Pegar Función, busque la que necesita utilizando el scroll en el menú “Categoría de la Función”. Selecciónela desde el menú Nombre de la Función. Cuando subraye una función aparecerá una descripción y un ejemplo en la parte inferior de la ventana.

• Haga clic en aceptar para elegir la función.

• La ventana que aparecerá a continuación le permite seleccionar las celdas que serán incluidas en la función. Haga clic en aceptar cuando las celdas destinadas a la función hayan sido elegidas.

Autosuma

Use la función Autosuma para sumar el contenido de un grupo de celdas adyacentes.

• Seleccione la celda en la que aparecerá la suma, por supuesto, fuera del grupo de celdas cuyos valores se van a sumar.

• Haga clic en el botón de Autosuma (simbolizado por la letra Sigma) en la barra de herramientas.

• Marque el grupo de celdas que serán sumadas.

• Presione Enter en el teclado o haga clic sobre la tilde verde en la barra de fórmulas.