Como ya hemos mencionado con anterioridad, la principal virtud del Excel es la posibilidad de ejecutar funciones y cálculos. Pues bien, no sería incoherente que su inventor hubiera pensado en alguna manera de ordenar y clasificar la información, así como realizar secuencias. En las próximas líneas, dos características que no pueden escapar a su conocimiento.

Órdenes básicos

Para realizar un ordenamiento básico (ascendente o descendente) sobre una columna, marque las celdas que quiere ordenar y presione el botón Orden ascendente (A-Z) o el botón Orden descendente (Z-A) desde la barra de herramientas estándar.

Órdenes complejos

Para ordenar varias columnas, siga los pasos a continuación:

• Subraye las celdas, filas, o columnas que serán ordenadas.

• Elija Datos/Ordenar... desde el menú.

• Desde la ventana Ordenar, seleccione la primera columna a ser ordenada desde el menú desplegable Ordenar por. Luego, elija ascendente o descendente.

• Seleccione la segunda columna a ordenar y, si es necesario, la tercera desde los menúes desplegables Luego por.

• Si las celdas que marcó incluyen texto de encabezamiento en la primera fila, tilde positivamente “La lista tiene fila de encabezamiento”. De esta manera, la primera fila permanecerá en la parte superior de la hoja.

• Haga clic en Opciones... para ordenamientos no alfabéticos o numéricos, tales como los meses del año o los días de la semana.

• Presione Aceptar para ejecutar el ordenamiento.

Extender Series o Rellenar

La característica Autorelleno le permite llenar las celdas con información secuencial o repetitiva, como fechas cronológicas, números, y texto repetido.

• Escriba el número o la fecha inicial de una serie creciente o el texto que se repetirá, en una celda.
• Presione con el mouse la manija que aparece en la esquina inferior izquierda de la celda y arrastre hacia abajo cuantas celdas quiera rellenar.
• Suelte el botón del mouse.

Si desea rellenar una columna con celdas que repitan un mismo número o fecha, ingrese la misma información en dos celdas adyacentes en una misma columna. Luego, subraye ambas celdas y arrastre la manija con el mouse.

Rellenar alternando texto y números

La característica de relleno automático también puede utilizarse con textos o números alternados. Por ejemplo, para hacer una lista repetitiva de los días de la semana, escriba los siete días en celdas adyacentes dentro de la misma columna. Marque las siete celdas y luego arrastre hacia abajo con el mouse.