Es necesario contar con un ambiente apropiado para que las partes puedan dialogar. Se busca que los lugares donde se desarrolla la negociación cuenten con condiciones mínimas para llevar a cabo los acuerdos. Entre algunos de los elementos más significativos se pueden mencionar:

- Sillas cómodas.
- Escritorio o mesa directorio con espacio suficiente.
- Equipamiento. PC con un monitor a la vista, proyector, pantalla blanca, televisor y reproductor de DVD.
- Teléfonos.
- Decoración. El espacio de negociación debe ser lo más sencillo posible.

- Refrigerios. Antes de la reunión, es ideal tener listos te, café, azúcar, agua, etc.; esto evitará distracciones o interrupciones.