En una presentación estamos acostumbrados a escuchar millones de palabras. En realidad lo que “vemos” es poco. Tenemos más acostumbrado nuestro sentido auditivo que el visual.

Por eso es importante saber a la hora de una presentación que lo más importante es lo visual. Un ser humano aprende esencialmente primero por los hechos y segundo por lo que ve, sobre todo cuando escucha al mismo tiempo que ve.
Lo que escucha estaría recién en un tercer lugar.

Aunque seamos claros en lo que decimos debemos tener en cuenta que la presentación además debe tener algunos elementos visuales básicos, mostrando todo lo que sea necesario para aclarar dudas: gráficos, estadísticas, videos explicativos, ejemplos, demostraciones, etc.

También es importante interactuar con el auditorio, no solamente dejarle hacer preguntas. Por ejemplo, poder llamar a algún participante y ayudarlo a que resuelva una situación en ese instante, de forma práctica.

Para algunas personas es muy complicado desarrollar los tres elementos a la vez: el visual, el escrito, y la interacción.

Pero, en realidad, sólo es cuestión de práctica ya que en la mayoría de los casos lo que salen primero son las palabras, o sea el discurso escrito. Una vez escrito el texto, podremos preparar el soporte visual con más facilidad, para luego planificar cómo fomentaremos la interacción con el público.

¿Cuánto debe durar una presentación?

Esa es la pregunta que todo orador se hace al momento de prepararla. Casi todas las presentaciones duran mucho, son muy pocas las que son cortas.

Si la presentación dura sólo 20 minutos, sólo tendrá tiempo de desarrollar dos puntos principales. En 30 minutos puede hablar bien de 3 puntos importantes, dedicándole 10 minutos a cada una.
Lo ideal sería entre 40 y 45 minutos -ya que puede desarrollar hasta 4 puntos importantes-, pero lo más recomendable sería darle importancia a 3 puntos esenciales y dejar lugar a preguntas o a interactuar con el público.

Una presentación de más de una hora demandaría una atención extra del auditorio, cosa que es muy difícil lograr. Un ser humano está capacitado para prestar atención durante 25 a 40 minutos aproximadamente.

Y solo puede procesar entre 5 a 9 fragmentos de información. Por eso tampoco es recomendable llenar nuestro discurso de información, porque la presentación parecerá larga aunque sólo haya durado quince minutos.
Trate de sólo dedicarse a los puntos más importantes.

Si una presentación dura una hora o más, el auditorio olvidará la mitad de lo que escuchó.

Lo más importante es calcular en cuánto tiempo vamos a decir las cosas. Una persona asiste a una presentación para aprender y/o informarse de algo “nuevo”. Por eso es esencial darle lo que viene a buscar, los datos principales.
El ser humano cuenta con una memoria a corto plazo que nosotros debemos llenar de datos nuevos, y éste poder asimilarla.

Tampoco es recomendable que en sólo 45 minutos demos un dato tras otro, ya que en ese caso solamente se acordaran de los últimos que dijimos, sin poder hilvanarlos con los primeros.

Todo a su debido tiempo y sin desesperarnos.
Está comprobado que -casi siempre- hacia la mitad de una presentación la gente comienza a perder la concentración, y vuelve a retomarla recién sobre el final (y cuanto más larga haya sido la presentación, menos recuperará la concentración al final).
Por eso nuestra habilidad está en poder mantener la atención durante toda la presentación.

Lo recomendable es poder interactuar con el público al llegar a la mitad de la misma. De esta manera la gente estará mucho más atenta a lo que decimos.

Un buen método es “dividir” la presentación en bloques de no más de diez minutos de duración, cada uno de ellos con su introducción y su punto culminante.
De este modo, se logra que el público vuelva a concentrarse en forma regular a lo largo de toda la presentación, y que mantenga un nivel adecuado de atención durante todo su desarrollo, aún fuera de los “puntos máximos”.

¿Leyendo o de memoria?

Hay mucha gente que piensa que si sabe de un tema, solo basta con subirse a un escenario y comenzar a disertar. Pero esto no es así.

Tenga en cuenta que la mente del ser humano es muy traicionera y a veces olvidamos cosas que son obvias. Por eso es mejor prepararlo con antelación, ya sea en forma de discurso, con fichas recordatorias sobre lo que vamos a hablar, con pequeñas notas, etc.

Esto dependerá de cada uno. No le confíe todo a su mente. No somos computadoras que recuerdan todo lo que tenemos guardado en nuestro “disco duro”.

En el caso de que usted elija tener todo por escrito de antemano (como si fuera un guión completo), esto le demandará un tiempo considerable de preparación y de relectura hasta obtener el “discurso perfecto”. Mucha gente recurre a este método para tener mayor confianza en sí mismo.

Aunque otra recomendación es no leer tal cual lo escribió. Uno cuando escribe no es natural, y si lo lee tal como lo escribió perderá naturalidad su presentación, y el público lo notará.
Por eso siempre es conveniente que interrumpa su lectura, o que sólo lea si no recuerda algo. Mirar al espectador es la mejor manera de tratar a su público y que este se sienta a gusto con usted.

Su discurso escrito sólo debe ser un modelo, que luego pueda ser modificado a medida que transcurre la presentación. Eso dependerá del ánimo del auditorio.

Los que eligen las notas son los más “sueltos” a la hora de hablar, o sea los más experimentados.
En esas notas lo más común es tener notas con los títulos, subtítulos y un breve resumen de cada punto, que recuerden lo que uno quiere decir (en lugar de un guión completo, en este caso se trataría de un borrador).
Para usar notas debe estar seguro de poder entender lo que resumió, y es deseable tener un lugar dónde poder consultar las notas sin que el público las vea.
Pero una vez que usted tenga varias presentaciones en su haber, podrá encontrar en este método una forma positiva de preparar una presentación.

En el caso de las fichas, lo que comúnmente hay escrito en ellas son diagramas con el desarrollo de los diferentes temas y palabras clave, debido a su escaso tamaño. Tienen la ventaja de darle total libertad de movimiento, pero contienen muy poca información.
Si usted opta por las fichas es imprescindible enumerarlas de una forma bien visible, para que no se le mezclen durante la presentación.

Por último están los soportes visuales.
Estos tienen la ventaja de que el auditorio retendrá en sus retinas toda la información que usted dio, pero con ejemplos o estadísticas que reflejen lo que estuvo diciendo.
Pueden ser videos, diapositivas, diagramas, presentaciones en Power Point, etc., pero lo principal a tener en cuenta es que debe tratar de no pasar más tiempo controlando y mirando el material expuesto que a su público.

La elección dependerá de cada presentación, de cada público y principalmente de con qué método usted se siente más cómodo a la hora de preparar una presentación efectiva.