Luego de que uno tenga definido lo que va a decir, qué elementos visuales va a utilizar, y cómo lo va a hacer, lo más importante ahora es saber cómo distribuir las posiciones en el escenario.

Obviamente usted estará en el centro, pero ¿dónde pondrá la pantalla para las diapositivas o transparencias que pase?
¿Y si utiliza un tablero con hojas móviles?

Bueno, en realidad tiene dos opciones: una es colocar la pantalla en el centro del escenario (frente al público), y la otra a un costado.

Esta última opción es menos recomendada ya que los asistentes tendrán que mirar o a usted o a la pantalla, no a los dos a la vez. Por eso cada vez que utilice una transparencia para mostrar tendrá que dejar de hablar, y viceversa.

En cambio, poniendo la pantalla en el centro los asistentes podrán prestar atención a los dos al mismo tiempo, sin necesidad de que usted apague el proyector cada vez que vuelve a hablar.

A veces ocurre que hay salas que ya tienen una pantalla incorporada. Lo recomendable en estos casos es poder practicar antes para que una vez arriba del escenario usted se sienta cómodo con la distribución de las cosas.

Otro punto muy importante es la distribución de las sillas, o sea dónde se va a sentar la gente.
Si esto dependiera de usted trate de acomodarlas de manera que todos puedan ver todo. Para eso luego de acomodarlas siéntese previamente en varios lugares para probar que esté todo en orden. Es muy importante que el espectador se sienta cómodo mientras usted hace la presentación.

En los casos en que sea una audiencia reducida (idealmente, hasta quince personas) y usted quiera propiciar el debate, lo mejor es poner las sillas en círculo (con o sin una mesa en el centro, al estilo “mesa redonda”) o en una U de manera que todos se puedan ver a la cara (la distribución llamada “en círculo abierto”).
Elija esta última si lo fundamental es facilitar la interacción y la conferencia durará no más de dos horas (lo ideal es una), y la primera si es muy importante que el público tenga dónde escribir y apoyar sus cosas.

Cuando ya estemos hablando de entre 20 y 30 personas, lo conveniente es elegir una distribución en cuadro abierto, o separar a la audiencia por bloques quedando usted en el centro de la escena.
Estas modalidades son buenas cuando es necesario el debate, pero sin tanta “intimidad” como en la mesa redonda y el círculo abierto.
Entre ellas, elija los bloques cuando desee mayor integración grupal (porque el cuadro abierto focaliza demasiado la atención en el orador).
Cuando la audiencia necesite tomar muchas notas, en cambio, elija el cuadro abierto.

Si superan las 30 personas hay tres posibilidades:
- una es la conferencia común y corriente,
- la segunda es tipo bar, con pequeñas mesas de no más de 5 o 6 personas en cada una distribuidas por todo el salón,
- y la tercera y última posibilidad es el estilo “teatro”.

La primera es la más común, pero también la que tiene el menor grado de participación del público.
En cambio, en una situación tipo bar se puede llegar a tener un contacto más personalizado con el público, y hasta pueden interactuar en grupos de acuerdo a cómo estén distribuidas las mesas. El gran problema de esta distribución es que siempre habrá miembros del público de espaldas a la zona donde se desarrolla la presentación (salvo que se dejen espacios libres en la mesa). Por otra parte, puede ser la única posibilidad cuando la presentación se realiza en un hotel sin salón de conferencias bien preparado.
El teatro, por su parte, suele ser la más usual en los hoteles, pero requiere de descansos frecuentes (sobre todo, por la incomodidad de las sillas).

Un buen esquema mental para decidirse por alguna de estas tres opciones es el siguiente:
- Conferencia: Un día o más, muchos apuntes, interacción media, sala espaciosa
- Bar: Menos de un día, pocos apuntes, interacción elevada, buen manejo grupal del orador
- Teatro: menos de un día, sin apuntes, interacción baja o sin importancia, sala poco espaciosa.

Una última recomendación es tener presente que no siempre el personal que trabaja en el lugar que usted o su empresa alquiló para la presentación, sabrá cómo distribuir los lugares para el público. Por eso supervise todo con anterioridad, dé las instrucciones necesarias con lujo de detalles (acompañando un diagrama) y dedíquele el tiempo necesario a este tema.