Para que a usted no lo tome desprevenido ninguna situación durante su presentación tendrá que prever varios imprevistos que suelen suceder durante las mismas.

A saber:

• Con el equipamiento eléctrico. Tenga siempre a mano enchufes y alargues para conectar todo lo que necesite: proyector, luces adicionales, etc. Siempre es bueno tener previsto esto ya que hay lugares que tienen los enchufes lejos del escenario.
• Siempre chequee todo. Lo mejor es llegar al lugar con la antelación suficiente para comprobar que todo funcione a la perfección. Prender el proyector, verificar que se vea bien y nítido, que la pantalla esté bien colocada, que le proyector esté bien enfocado, etc.
• Otro aspecto importante a chequear es el aire acondicionado o la calefacción. Que esté normal. Ni muy alto ni muy bajo, ya que hay gente que puede sentir calor o frío y eso incomoda al público presente. Lo ideal es una temperatura ligeramente fresca, para que nadie se quede dormido.
• Luego verificar el sonido. ¿Es realmente necesario el uso de un micrófono? Si la respuesta es afirmativa, chequear que este no acople, moverse por todo el escenario para ver que el volumen sea el correcto, etc.
• Si usted tiene un asistente, coordinar todos los movimientos antes de la presentación para asegurarse que ni él ni usted fallen al momento de la verdad.
• También la intensidad de las luces: que se pueda ver bien desde todo el salón. ¿Es conveniente apagarlas mientras usted muestra una transparencia? ¿O conviene dejarlas prendidas para que la gente tome nota?
• Luego verifique por enésima vez la zona donde se acomodará el público. Por ejemplo, que no haya sillas rotas, sucias, etc.. Si quiere puede poner anotadores con sus respectivas lapiceras para que la gente anote lo que usted dice.
• Siempre tenga a mano un botella o una jarra con agua para poder tomar en caso de que la garganta se le seque o para tomar un respiro en su discurso.
• Destine áreas específicas para fumadores. Si es una sala muy chica invite al público a fumar luego de la presentación. Hay gente a la que le molesta mucho el humo del cigarrillo y si el ambiente es muy cerrado se formará una nube de humo que resultará incómoda tanto para usted como para el público.
• Siempre tenga sillas de más en caso de no saber cuántas personas asistirán a la presentación. Póngalas en un rincón accesible para que en caso de que vaya llegando más gente pueda agarrar las sillas sin problemas.
• Tenga en cuenta que esté todo bien señalizado para el público, con carteles visibles: los baños, la salida, teléfonos públicos, etc.
• Si sabe que sobrarán sillas, acordone la o las filas del fondo, y ponga un cartel de “Reservado”.
• Si es posible, sirva el primer café al fondo de la sala donde se desarrolla la presentación (teniendo cuidado de que el personal a cargo no interrumpa la presentación: siempre debe estar todo en su lugar antes del comienzo de la misma), ya que de ese modo el ambiente será más acogedor y el público se sentirá mejor predispuesto.