Cómo vimos con anterioridad, lo más usado en una presentación son las transparencias reflejadas a través de un proyector, y los tableros con hojas móviles.

Es conveniente preparar con anterioridad el material visual que vamos a utilizar para cualquiera de los dos casos.
Siempre hay que usar frases cortas, conceptos básicos, y no un texto largo que a la mitad de la lectura haga que se nos olvide lo que decía al principio.

Cuando decida qué usar debe tener en cuenta que su transparencia o papel debe contener todo lo básico (de forma acotada) de lo que usted dijo o dirá. En lo posible, no debe contener más de cuatro o cinco puntos centrales.
Una vez que lo incluya, proyéctelo y póngase en lugar del público para leerlo.

Si tarda mas de seis segundos quiere decir que en esa transparencia hay demasiada información, entonces modifíquela para que quede clara y concisa.

Saque lo que no sea necesario, si ve que necesita incluir un poco más de información o hay más de cinco puntos centrales, distribúyalos en varias hojas o transparencias.

Los puntos centrales no deben ser tan detallados sino más bien generales, ya que no es bueno estar cambiando constantemente transparencias. Eso irritaría a la gente, que al fin de cuentas no memorizará nada de lo que vio.

Otra manera de impactar es utilizar algunos gráficos en vez de asteriscos, enumeraciones o bullets.
Por ejemplo, colocar caritas demostrando el estado de ánimo si está bien o está mal, dedos pulgares hacia arriba aprobando algo o hacia abajo para demostrar que es erróneo, etc.

De esta manera hará mucho más lúdica su presentación, y la gente prestará mayor atención a lo que ve.

GRAFICOS Y TABLAS

Este método es muy utilizado en las presentaciones que muestran el desarrollo, el crecimiento de un producto o una empresa.

Los más utilizados y recomendables son los gráficos circulares(llamados gráficos de torta), los gráficos de barra y los gráficos de líneas.

Lo que debe tener en cuenta es que éstos gráficos deben ser sencillos y no contar con una información muy cargada.
Además, debe identificarlos por colores bien llamativos.

Y que se entiendan en menos de 10 segundos, sino la audiencia se detendrá demasiado en esos gráficos y no prestará atención a lo que usted dice.

Gráficos de líneas

En caso de utilizar gráficos de líneas es recomendable no usar más de 4 líneas por cada dibujo, y de un color diferente cada línea.
Estos se utilizan más que nada para demostrar largas tendencias de crecimiento o desarrollo a lo largo del tiempo, pero no son adecuados para dar valores concretos, en esos casos son mejor los circulares.

Trate de no escribir de manera vertical ya que son de una lectura más dificultosa y hasta pueden llegar a malinterpretarse.
Haga la línea de base (el eje X) lo más largo posible si quiere minimizar las diferencias (dentro de lo lógico, claro).
Si, en cambio, las quiere maximizar, haga el eje Y (el vertical) lo más largo posible.

Barras

Lo mismo para las barras. Si usted pone más de seis ya es muy difícil de seguir.

Para comparar datos relacionados en el tiempo, utilice un gráfico de barras vertical.

Pero sólo si la composición de cada columna es simple. En caso contrario, utilice los gráficos de barras adyacentes.

Si lo que desea es mostrar los valores relativos de una serie de elementos relacionados en un lapso x de tiempo, lo mejor son los gráficos de barras horizontales, o histogramas.

En este caso, siempre distribuya las barras en orden de magnitud (ascendente o descendente), y no según otro criterio (orden alfabético, por ejemplo).

Gráficos circulares

Lo mejor, como dijimos, para ilustrar valores específicos son los gráficos circulares, sobre todo cuando se trata de mostrar valores relativos que conforman un todo. Para hacer una analogía con la forma de este gráfico, se utiliza para graficar como “se reparte la torta”.

También es recomendable utilizar no más de seis “porciones” por cada gráfico. De ser necesario, agrupe en la misma “tajada”, o bajo el mismo título, los puntos menos importantes o de menor incidencia sobre el total.

Los títulos o “etiquetas” deben estar siempre por fuera del gráfico (y no de escritos dentro de la “tajada”).

Para atraer la atención sobre un punto en particular, utilice una “tajada” flotante (pero no más de una por gráfico), como se ve en la ilustración.