Ventajas de las preguntas

Cuando comienza con una presentación siempre debe tener en cuenta que lo mejor es dejar que le hagan preguntas.
Si usted encara un discurso y no da lugar a que la gente participe se volverá una charla muy monótona, y aunque usted diga muchas cosas interesantes la audiencia puede llegar a fastidiarse.

Responder preguntas, además de aclarar dudas que puedan quedar, le permite crear una interacción con su público. También le permitirá poder ir explicando mejor las cosas para que no queden dudas acerca de lo que usted diga, y no haya lugar a malentendidos.

Por último, las preguntas le darán una idea de lo que realmente le interesa al público y de cómo están entendiendo lo que usted dice. De ese modo, podrá ir ajustando su presentación sobre la marcha, de manera de hacerla más compatible con los intereses de la audiencia.

Pero también hay desventajas

- Puede resultar que muchas preguntas no tengan sentido o que sólo respondan a intereses personales.

- Dispersa un poco al público y si usted estaba diciendo algo interesante se puede llegar a perder el hilo del discurso.

- Si usted deja al libre albedrío de la audiencia hacer preguntas, puede ser que estas le quiten tiempo para terminar su presentación y deje muchos temas sin tratar.

- Siempre hay lugar a preguntas que lo descoloquen y hagan que su imagen se desdibuje

Estrategias para que las preguntas jueguen a su favor

A continuación le mencionamos los recaudos que deberá tomar para que las preguntas no lo agobien y no asfixien su presentación:

• Mantenga el control
Cuando comience una presentación deberá aclararle al público que sólo permitirá preguntas aclaratorias y relacionadas con lo que está diciendo. Si se quiere información adicional deberán esperar hasta el final de la misma. Esto posibilita poder aceptar o no una pregunta; si ve que no se relaciona directamente la puede anotar aparte y responderla al final.

• Dígale no a las preguntas “confidenciales”
Muchas veces ocurre que una pregunta se le responde a una sola persona, mientras el resto no entiende lo que usted está diciendo o no escucha bien la pregunta o la respuesta.
Para eso siempre debe reformular la pregunta que le hicieron, repitiéndola en voz alta ante el público en general.
Luego responda a toda la audiencia, y no sólo al que formuló esa duda.
Así todo el público entenderá de qué se está hablando, usted tendrá más tiempo para preparar la respuesta, y estará seguro de que entendió bien la pregunta (si su autor no lo corrige cuando usted la reformula).

• No se anticipe
Naturalmente, tenemos la tendencia a preparar una respuesta mientras la otra persona va formulando su pregunta. Pero el problema de hacerlo es que dejamos de prestar atención a la pregunta, para concentrarnos en una respuesta a algo que todavía no sabemos realmente qué es.
Entonces: ¡ escuche ! Y sólo comience a pensar la respuesta después de que la pregunta se haya terminado de formular.

• No deje que una misma persona formule muchas preguntas
En una cantidad importante de público, es muy común que una sola persona formule muchas preguntas. Para que esto no suceda, mire a esa persona sólo durante la primer parte de la respuesta, y luego diríjase a toda su audiencia.
Si lo mira cuando termina de hablar, lo estará incitando a decir algo más. Salvo que usted desee proseguir el diálogo con esa persona, dirija su mirada a otra parte y, al terminar de responder, dé paso a la siguiente pregunta.

• Cómo responder algo que no sabe
Sea franco. No ande con vueltas ni intente responder algo sobre lo que no tiene conocimiento. Si se da el caso, prometa averiguarlo una vez que termine su presentación.

• No ponga excusas
Cuando usted no sabe una respuesta, llega tarde, o sucede cualquier otro inconveniente, lo más común es poner excusas. No lo haga. Verdaderas o no, las excusas siempre suenan forzadas o poco convincentes.

• Cómo tratar a la gente molesta
En una audiencia siempre o casi siempre habrá personas molestas, que sólo preguntan para incomodar al orador. Para hacerles frente:
- Pida que los que formulen preguntas se identifiquen, de modo tal que todo el público los reconozca. De ese modo se distraerá la atención de la audiencia, el ambiente se distenderá un poco, y usted tendrá más tiempo para pensar su respuesta (y, eventualmente, para calmarse).

- Analice la pregunta para encontrar su motivación real
- Al analizarla, reformule la pregunta de una forma más favorable para usted.
- Si en vez de una pregunta le formulan una afirmación que pueda dejarlo mal parado –o muy terminante, o difícil de rebatir- invite a discutir la cuestión una vez terminada la presentación.

• Otra especie: los chistosos
A veces, los graciosos resultan tanto o más difíciles de manejar que los molestos, puede ser muy difícil determinar cuándo hablan en chiste y cuando en serio, cuál es el objeto –y la motivación- real de sus preguntas.

Condúzcase de la siguiente manera:
- Déjelo terminar de preguntar
- Reformule la pregunta, y luego pregúntele si su reformulación es correcta (“si entendí bien, usted quiere saber..., ¿cierto?)
- Si no está seguro de su respuesta, no conteste y postergue los comentarios para el fin de la jornada, o para el descanso

• También están los ansiosos
Estas personas tienden a adelantarse a lo que usted va a decir más adelante. No responda inmediatamente a esa pregunta si luego lo va a hacer con su propio discurso. Para frenar eso debe decirles que luego tratará el tema y cortarla la pregunta ahí. De ese modo podrá continuar con su presentación, y lo dejará más tranquilo al darle un reaseguro de que lo tiene en cuenta.

• Los que generalizan
Son las personas que utilizan la generalización para afirmar su desacuerdo con lo que usted está diciendo, o para afirmar su postura: “como todos sabe”, “todo el mundo piensa que...”.
Lo mejor, en estos casos, es dejar pasar la afirmación sin responder.
Si de todos modos decide responder –o si no tiene más remedio que hacerlo-, el único camino es pedir una validación de ese absoluto (que se demuestre que “todos piensan así”).

El problema en este caso es que uno estará probablemente tentado de pedir la validación de una manera incorrecta, fomentando la confrontación y “humillando” a quien pregunta. Un ejemplo de esto sería:

-P: “Todos piensan que...”
-R: “A ver, levanten la mano todos los que estén de acuerdo con lo que acaba de decir esta persona”, o
- “¿Por qué dice semejante cosa” (una de las peores respuestas que pueden darse en estas situaciones)

En cambio, una manera más acertada de responder sería reformular la pregunta convirtiendo lo absoluto en una simple sugerencia, sondear a la audiencia, y quitarle carga emocional a la situación, demostrando que usted tiene razón sin confrontar. Por ejemplo:

-P:“Todo el mundo sabe que..”
-R:“Se ha afirmado que... Personalmente, no estoy del todo de acuerdo con esta afirmación, pero ¿qué opina el resto de los asistentes?, ¿podrían, por favor, levantar la mano quienes NO estén de acuerdo con lo afirmado?

Para tener en cuenta: la propuesta de votación está formulada en términos negativos, porque en general todos tendemos a rechazar la aprobación a una proposición negativa, y de este modo habrá menos personas que expresen su acuerdo con su adversario.