Proceso de elaboración

25.1. Proceso de elaboración

La elaboración de documentos pertenecientes al Manual es dirigido por sistematizado en funciones de la entidad, el cual trabajará de conjunto en la elaboración del Anteproyecto de Documento con los especialistas designados por los jefes respectivos de las áreas involucradas en el tema objeto de regulación, si esto fuera necesario.

Como resultado de este proceso se obtiene un anteproyecto del documento el cual se adiciona al expediente y constituye la entrada del siguiente proceso, aprobación.

Gráficamente, lo antes señalado puede representarse a través del árbol de decisión mostrado en la figura 3.

25.2. Facultados a elaborar documentos

La elaboración de documentos del Manual de Organización y Regulaciones Internas es dirigido por sistematizador en funciones, el cuál trabajará de conjunto en la elaboración del Anteproyecto de Documento con los especialistas designados por los jefes respectivos de las áreas involucradas en el tema objeto de regulación.

En el caso de las Directivas, la facultad de su elaboración corresponde al Gerente General.

25.3. Elaboración del Anteproyecto de documento

25.3.1. Todos los documentos excepto las Directivas

En los casos que se acepte la solicitud de elaboración de un nuevo documento o la modificación de uno vigente, el procedimiento para elaborar el Borrador del documento es el siguiente:

•  se designará un responsable (sistematizador designado) para desarrollar el trabajo.

•  el sistematizador designado iniciará un expediente del proceso, cuya custodia es de su competencia hasta que concluya el proceso con la aprobación del documento. En el expediente se recogerán todos los documentos, manuscritos o no, solicitud de elaboración y dictamen de aceptación, etc.

•  el sistematizador designado, de manera conjunta con los especialistas de tema objeto de regulación elaborarán el Anteproyecto de Documento que debe cumplir con los requisitos de formato establecidos en la norma NGE01.

25.3.2. Directivas

En el caso de las Directivas, el proceso de elaboración del Anteproyecto consta de los pasos siguientes se confeccionan por cualquiera de los miembros del Consejo de Administración y son enviadas al Gerente General para su valoración.

Si están en correspondencia con todo lo establecido se aprueban por el Gerente General. Cuando existan contradicciones entre el contenido de la Directiva propuesta y lo regulado vigente, se realizaran las consultas que sean necesarias, para llegar a una versión que cumpla con el objetivo inicial del documento y las regulaciones vigentes, concluido el cual se envía al Gerente General.