Proceso de custodia de originales

27.1. Proceso de custodia de originales

Los documentos originales del Manual debidamente firmados serán custodiados por el sistematizador designado.

27.2. Copias impresas

Una vez aprobado por el Gerente General de la entidad y firmado por todos los funcionarios que corresponda, la nueva Regulación Aprobada perteneciente al Manual, se entregará al funcionario designado para la custodia y conservación de éstos así como del expediente confeccionado durante el trabajo de elaboración.

Para la conservación de estos documentos se deben asignar los medios y recursos que garanticen la seguridad y protección de éstos ante cualquier contingencia o intento de violación de la integridad física de los mismos.

27.3. Ficheros

Al concluir el proceso de aprobación, el sistematizador que dirigió el proceso entregará al funcionario designado los ficheros (incluyendo los gráficos originales en formato electrónico) que contiene la Regulación Aprobada , para la custodia y conservación de éstos.

En el caso de los ficheros en formato Word y los gráficos, en cualesquiera de los formatos electrónicos utilizados (jpg, bmp ,etc), se almacenarán en el sistema de cómputo que el Jefe de Departamento de Sistemas y Organización decida siguiendo una estructura de directorios que cumpla con los principios organizativos siguientes, como se ilustra en la figura 5:

•  Directorio raíz: dos caracteres, siguiendo el convenio para la denominación de los subsistemas que componen el Manual

•  Subdirectorios: tienen una identificación que facilita la identificación de su contenido: normas, procedimientos, recomendaciones, directivas, reediciones y derogaciones.

•  Directorio de contenido: Es el directorio donde se colocan los ficheros que forman el documento para su conservación y cuyo nombre se corresponde con el del documento contenido.

En el caso de los ficheros utilizados para mostrar en la Intranet el Manaual de Organización y Regulaciones Internas, éstos se almacenan en el servidor donde se encuentra la aplicación WEB, y será responsabilidad del área de informática la salva periódica de dicha información .

Como recomendación práctica final, puede señalarse que para facilitar la asociación del fichero con el documento que contiene, su nombre debe coincidir con el número utilizado en la identificación del encabezado.

En el caso que exista una versión en soporte electrónico como Power Point o Páginas WEB, es necesario establecer los destinatarios de este tipo de soporte, así como la periodicidad de actualización y la forma de hacerla llegar a éstos.

Mensualmente se realizará una salva actualizada de los ficheros, tanto en formato Word y gráfico como hipertexto, que constituyen el Manual de las Regulaciones Internas vigentes en disco compacto.