1) Ejecute Word

2) El Combinar Correspondencia permite unir dos archivos creando documentos "personalizados". Para ello requerirá de un Documento principal y de un Origen de Datos.

Suponga que desea enviar la siguiente carta a varias personas.

Señor
Ricardo Sepúlveda

Nos hemos tomado la libertad de recordarle el vencimiento de su cuota número 4, por la compra de un TV. color.

Atentamente se despide

Departamento de Cobranza.

Nuestro objetivo es que a través del Combinar correspondencia logremos enviar esta misma carta a las siguientes personas:

Teniendo claro el formato de la carta y los datos a personalizar (encabezado, nombre, cuota y artículo) comenzaremos a trabajar el Combinar correspondencia.
El DOCUMENTO PRINCIPAL, controlará el proceso y básicamente contiene el formato del documento.

a) Elija Herramientas | Combinar correspondencia...
Se desplegará el cuadro de diálogo Combinar correspondencia.
b) Haga clic en el botón Crear y después en Carta modelo...
c) Haga clic en el botón Ventana activa.

El siguiente paso es configurar el ORIGEN DE DATOS la cual contendrá la información que variará para las distintas versiones de la carta, es decir, los datos "personalizados".

Para configurar el Origen de Datos:

a) Haga clic en el botón Obtener datos
b) Haga clic en Crear origen de datos...
Se desplegará el cuadro de diálogo Crear origen de datos.
En el cuadro Campos en el registro inicial Word muestra una lista de nombres de campo.
c) "Eliminaremos" los Nombres de Campo que Word sugiere, para ello pulse el botón Quitar campo hasta que todas ellas hayan sido todos borrados.
d) Ahora "agregaremos" campos, en nuestro caso en Nombre de campo escriba ENCABEZADO y luego pulse el botón Agregar campo _.
Repitamos el proceso con el segundo nombre de campo NOMBRE y luego pulse el botón Agregar campo _.
e) Repita el proceso para CUOTA y ARTÍCULO
f) Pulse el botón Aceptar
g) Word solicita grabar la estructura de la Fuete de Datos, grabe el origen de datos con el nombre de CLIENTES y pulse el botón Aceptar.
h) Pulse el botón Modificar origen de datos para ingresar la información "personalizada".

* En ENCABEZADO, escriba Señor
* Pulse la tecla <TAB>, para pasar al campo siguiente.
* En NOMBRE escriba Ricardo Sepúlveda
* Pulse la tecla <TAB>, para pasar al campo siguiente.
* En CUOTA escriba 4
* Pulse la tecla <TAB>, para pasar al campo siguiente.
* En ARTÍCULO escriba un TV. color
Pulse el botón Agregar nuevo

Repita este proceso para los siguientes dos registros.
• Escritos todos los datos personalizados pulse el botón Aceptar

Llegará al Documento Principal, el cual reconocemos porque se ha desplegado una tercera barra de herramientas, que corresponde a la Barra de Herramientas del Combinar Correspondencia.

En nuestro caso el Documento Principal se presenta como una hoja en blanco, es aquí donde deberá escribir la carta.
Es importante que tenga muy presente, que cuando esté escribiendo el documento y llegue a un "datos personalizado", Ud. en lugar de escribirlo debe insertar el Nombre de Campo correspondiente creado con anterioridad en el Origen de Datos.

El proceso de escribir el Documento Principal e insertar los Nombres de campo se detalla a continuación:

En este caso en particular note que esta carta comienza con un "dato personalizado", por lo tanto, realice lo siguiente:

a) Pulse el botón Insertar campo de combinación.
Se desplegarán los 4 nombres de campo anteriormente creados.
Haga clic en ENCABEZADO
Note como se ha insertado el campo <<ENCABEZADO>>

Ahora corresponde ingresar el Nombre el cual también es un dato "personalizado", por lo tanto, ubíquese en la posición adecuada, y luego

Pulse el botón Insertar campo de combinación.
Haga clic en NOMBRE
Se ha insertado el campo <<NOMBRE>>

b) Corresponde ahora escribir el cuerpo de la carta. No olvide que el texto de la carta también cuenta con "datos personalizados" (CUOTA y ARTÍCULO), por lo tanto, cuando llegue a ellos debe realizar el proceso descrito anteriormente.

Escriba la carta, tal como se muestra en la hoja 1 de esta guía. Inserte los nombres de campo donde corresponda.

Creado el Documento Principal, el resultado sería:

<<ENCABEZADO>>
<<NOMBRE>>

Nos hemos tomado la libertad de recordarle el vencimiento de su cuota número <<CUOTA>>, por la compra de <<ARTICULO>>.

Atentamente se despide
Departamento de Cobranza.
Ahora estamos en condiciones de "combinar" este Documento Principal con el Origen de Datos en un único documento llamado CARTA MODELO, para ello:

b) Pulse el botón Combinar correspondencia de la 3ra barra de herramientas o elija Herramientas| Combinar correspondencia.
En ambos casos se despliega el cuadro de diálogo Combinar Correspondencia.

c) Pulse el botón Combinar...
Se desplegará el cuadro de diálogo Combinar

d) Pulse el botón Combinar para finalizar el proceso.

Note como se ha generado un documento denominado Carta Modelo, en ella encontrará los cuatro documentos totalmente personalizados.

Cierre la Carta Modelo sin grabar los cambios.

Grabe el Documento Principal en el drive A: con el nombre de COBRANZA

Cierre el Documento Principal