Hay toda una serie de motivos por los cuales la tecnología de la videoconferencia esta ganando tantos adeptos. Más allá de lo que se nos aparece a primera vista, especialmente todo lo que se refiere a la imagen y el sonido conjuntos, hay también motivos puramente económicos que probablemente son de los más notorios.

Todos sabemos que los pasajes de avión son realmente muy caros y que en una empresa que requiera de muchos de los mismos, estos se convierten realmente en un presupuesto. Ahora bien, algo que sucede con la tecnología a medida que avanza es que tiende a abaratarse. Es cierto que lo último que ha salido suele no ser especialmente barato, pero a medida que se producen más avances, lo que queda obsoleto tiende a volverse más accesible y, a la vez, lo nuevo que sale también suele ser un poco más barato que antes. Ahora bien, esto no es algo que ocurra con los viajes en avión. Estos parecen no reducir su precio demasiado (más allá de que algunas compañías en los últimos tiempos parecen dispuestas a ofrecer servicios más económicos. Con menos prestaciones, es cierto, pero también con menores costos) sino que se mantienen. Entonces, preguntémonos si no nos conviene más implementar un método un poco menos personal, pero de costos muy reducidos o si es una buena idea enviar empleados a la otra punta del globo, a mayores costos totales, para algo que puede hacerse a través de la computadora. Por supuesto, dependerá, al menos en parte, de cuales son los fines de las reuniones y de otros factores, pero esto nos da una idea general.

Las otras ventajas a las que podemos hacer rápida referencia ya no tienen que ver con lo económico, sino que son intrínsecas del tipo de tecnología sobre la que estamos hablando.

La videoconferencia es una perfecta forma de tener encuentros y reuniones de negocios (ya sea entre dos personas o muchas más), entrevistas con empleados o posibles empleados, dar lecciones y discursos a gente lejana geográficamente, además de poder ser utilizado de forma muy cómoda para dar mensajes a todos los empleados a la vez.

En muchos campos (especialmente los que se relacionan con la educación) de conocimiento, la videoconferencia brinda posibilidad de recibir lecciones y conocimientos de parte de eminencias en sus especialidades que serían imposibles de recibir personalmente.
Por supuesto, hay también toda una serie de inconvenientes que se relacionan con el nivel que ha llegado a tener la tecnología, que no esta todavía tan avanzado como para que la calidad de imagen y sonido sea, si quiera, cercana a la perfección. Esta es una de las desventajas que podemos encontrar sin demasiado esfuerzo para buscarlas.
Y la otra gran desventaja que nos trae la tecnología es que vuelve obsoleto a los encuentros cara a cara. Y en determinadas áreas de los negocios, como por ejemplo las ventas y, especialmente, los cierres de las mismas, el contacto humano se hace muy importante. Por lo tanto, en aquellas situaciones en que el contacto humano parece importante, no es una buena idea hacer uso de este tipo de tecnología, sino que tendremos que resignarnos a hacer todos los viajes que sean necesarios.