Como toda tecnología, hay algunos trucos que es mejor saber antes de embarcarnos en la aventura de utilizarla. Lo que vamos a comentar aquí es muy básico y aprenderemos muchísimo más con el uso y por prueba y error seguramente; amen de la posibilidad de consultar manuales y tener siempre cerca el teléfono de un técnico especializado.

- Nunca hay que comenzar directamente con una videoconferencia, sin haber probado cuidadosamente el sistema antes, sabiendo que anda correctamente. No hay nada peor que que se nos caiga el sistema cuando estamos empezando una reunión y tardemos largos minutos en solucionar el problema. Además, cuando hacemos esta prueba también podemos sacar provecho de la situación para controlar otras variantes como la iluminación del lugar, ver como esta configurado el sistema y cual es la posición de los micrófonos y de las cámaras, para ubicarlas en la que nos resulte la más cómoda y la que ofrezca las mejores características para la reunión que vamos a llevar adelante.

- Siempre hay que tratar de tener en el lugar un monitor extra disponible, así los participantes en la conferencia pueden verse a si mismos y de esta forma acomodarse de una mejor forma para la entrevista.

- Hay que tener también en cuenta que el mundo es un lugar muy grande y que en ciertos lugares es de noche cuando en otros es pleno día. Así que cuando planeemos una de estas videoconferencias con grupos grandes (o no tan grandes) que se encuentran en posiciones geográficas muy disimiles tenemos que tener este detalle en cuenta y tratar de elegir un horario que les resulte cómodo a la mayor parte posible de las personas involucradas. Si realmente estamos muy alejados en usos horarios del resto de las personas, es casi seguro que alguien tendrá que sufrir un mal horario. Pero esto es casi inevitable y tratemos de que sea lo menos molesto posible para todas las personas que participarán.

- Hay un botón al que tenemos que tratar de sacarle todo el provecho y es el botón mute (mudo). Este botón sirve para que el micrófono deje de levantar sonido, mientras se encuentra presionado. En el momento en que lo tenemos que usar es cuando la otra persona esta hablando y nosotros no tenemos nada que decir. Esto nos permite eliminar el efecto de eco que se puede producir si nuestro micrófono comienza a recibir el sonido que sale de los parlantes y enviarlo de regreso a la persona que nos esta hablando en ese momento. También se elimina el famoso “acople”.
Igual, puede ser que aun con el botón mute presionado haya un poco de eco. Si esto sucede, nuestra mejor opción es utilizar algo que en ingles se llama echo cancellers (canceladores de eco) los cuales, como su nombre lo indica, evitan el efecto de eco.

- Puede ser que aun si hemos tenido el cuidado de ajustar todas las opciones del programa que utilizamos y la posición de cámaras y micrófonos, la calidad de imagen y sonido no sea la mejor al comienzo de la videoconferencia. Si esto sucede, lamentablemente, no queda otra opción que armarse de paciencia y empezar a probar diferentes posiciones y cambiar la iluminación hasta que logremos mejorar la calidad y solucionar el problema.

- Si después de muchos intentos no hemos logrado mejorar la calidad o la velocidad de la conexión, entonces lo que podemos probar es reiniciar el sistema, colgar y conectarnos de nuevo o apagar y prender. Es siempre una opción en lo que a computadoras se refiere y puede ayudarnos mucho, en especial porque limpia la memoria de uso.
Siempre avisémosle a los participantes de la conferencia que es lo que vamos a hacer, para no tomarlos por sorpresa o que no supongan que es algo que no podemos controlar y que el encuentro se ha terminado por cuestiones puramente técnicas, con lo cual puede ser que perdamos un reunión que probablemente nos llevo algún tiempo planear y poder poner en funcionamiento.

- Siempre hay que tener baterías de recambio si estamos usando algún hardware o instrumento que no pueda conectarse directamente a la línea eléctrica. Quedarnos sin baterías es un motivo muy estúpido para cancelar un encuentro.