Las asambleas, juntas y consejos de administración son ocasiones formales y se rigen por normas entre las que figura un respeto estricto a la jerarquía y las reglas que tiene la Empresa.

La persona que organiza la reunión se preocupará de que lleguen a su debido tiempo las convocatorias, con lugar, fecha y hora, adjuntando, en la medida de lo posible, los puntos a tratar.

Debe  transcurrir todo con suma cortesía, concederse la palabra siguiendo el turno ya establecido previamente o a medida que se soliciten. En caso de una discusión desordenada o violenta, el que preside la reunión de trabajo la cortará, invitando a todos a escuchar al orador de turno, no deben excederse los límites para intervenir.

La sala de juntas sea lo más confortable posible, estar iluminada adecuadamente donde la luz permita tomar notas con facilidad. Si está permitido fumar, los ceniceros se distribuirán de modo que queden al alcance de todos, pero es más educado no fumar en reunión para respetar el derecho de todos a un ambiente limpio de humo.

Es aconsejable prever alguna pausa (coffee-break) que permita a los asistentes tomar un café o un refresco, comer un refrigerio, ir a los lavabos o fumar un cigarrillo, si no está permitido en el interior de la sala.

En ocasiones, el presidente de la compañía o de la entidad organizadora invita a almorzar o a cenar a los miembros de la mesa directiva.

El refrigerio  generalmente se  compone de sándwiches,  café, te y jugo de frutas. También podemos ofrecer algún dulce pequeño. En Venezuela un “Coffee-break” o merienda muy utilizada son los cachitos de Jamón, que acompañamos con café, te o jugo de naranja.