Hasta ahora hemos cubierto la búsqueda, un sistema organizado de calificación de los compradores que puedan beneficiarse con su producto o servicio. El próximo paso es conseguir una entrevista con ese candidato para hacer su presentación personalmente. Generalmente la solicitud de una cita se hace telefónicamente.
Recuerde esto:
"El propósito de la llamada telefónica es conseguir la entrevista."
Esto es más fácil de decir que de hacerlo. Antes de acordar una entrevista, el candidato puede preguntarle sobre muchos puntos relativos a su oferta y, en su afán de convencerlo para que le conceda una entrevista usted se deslizará hacia su presentación / demostración por el teléfono. Esta es una trampa en la que resulta fácil caer. El problema consiste en que cuando la llamada telefónica para obtener una entrevista deriva hacia una presentación usted virtualmente se está asegurando de no conseguir la entrevista y por consiguiente de no conseguir la venta.
Obviamente estoy hablando de situaciones de venta en las que su objetivo es encontrarse personalmente con potenciales compradores calificados.
A esta altura es suficiente decir que su presentación/demostración es el vehículo con el cuál usted involucra activamente al cliente en el acto de descubrir los beneficios de su producto o servicio. Esto significa estimular todos sus sentidos. ¿Pero qué pasa cuando hace la secuencia de su presentación por teléfono? Pierde cuatro de los cinco sentidos. Otra de las desventajas es que no hay contacto personal. ¡Recuerde la importancia de la dimensión relacional en la comunicación! ¿Cómo puede despertar confianza y desarrollar compatibilidad a través de una línea telefónica? Simplemente, no puede. Las relaciones requieren de encontrarse cara a cara.
Ciertamente, ninguna presentación es completa a menos que le pidan la orden de compra. ¿Pero cómo sabe usted cuándo es el momento de cerrar? Básicamente usted está tratando de hacer un cierre en cualquier instante en que el cliente indique que está de acuerdo. El problema es que muchas de dichas señales de acuerdo no son verbales, por lo cual por teléfono se las perdería. También se perdería todas las señales por el comportamiento, que lo va guiando en la secuencia de su presentación/demostración hacia la construcción del acuerdo. Una vez más, entonces, no se olvide:
El único propósito de la llamada telefónica, es conseguir la entrevista. He aquí unos cuantos puntos para tener presentes cuando se prepara a hacer la llamada telefónica para lograr esas entrevistas.

a) Piense en términos de actividad, no de resultados
Esto suena a un retroceso, ¿no es cierto? Después de todo le pagan por los resultados no por sus métodos y técnicas. Pensando en términos de actividad, pese a eso, puede ser útil para poner los candidatos en perspectiva.
Afrontémoslo: usted va a recibir muchos más rechazos que entrevistas concertadas. En la mayoría de las circunstancias pero no más que el 95% del tiempo, los candidatos pueden ser rudos, insultantes y hasta pueden llegar a colgarle sin saludarlo ni desearle que pase un buen día. Cree seriamente que vale la pena ser insultado, injuriado, maltratado, y que le cuelguen el teléfono repetidas veces para lograr encontrar una aguja en el pajar ? Los resultados no parece que valgan la pena.
Por otro lado, qué me dice si le hago la oferta siguiente: yo quiero que me haga llamadas en frío y le pagaré un dólar por cada llamada, sin importar qué resultado obtenga. Ellos compran, cuelgan, lo rechazan, -- no hay diferencia.
Usted gana un dólar por llamado. ¿Interesado? Dado que la mayor parte de los llamados se terminarán en 20 segundos o menos, estimo que podrá lograr de 50 a 60 llamadas por hora. ¡Desde luego que está interesado!
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre esos dos escenarios --- entre ser rechazado 199 veces para lograr una venta o recibir un dólar por cada llamado que hace? El hecho es, que no hay ninguna diferencia. A largo plazo usted ganará un dólar por cada llamada. Seguro, usted puede hacer 500 llamadas seguidas y no conseguir ninguna respuesta positiva. Por otro lado podría conseguir dos positivas en días consecutivos. Todo se empareja. Enfocando en la actividad más que en los resultados, puede encontrar que vale la pena usar el teléfono una hora en sus periodos inactivos del día en lugar de tirarse en una silla con sus compañeros vendedores tomando café y charlando sobre qué pésimas andan las ventas, mientras esperan que entre un cliente.

b) Comience por la recepcionista
Usted puede saber ya quiénes son los que toman las decisiones, cómo se pronuncian y se silabean sus nombres, cuáles son sus títulos exactos, y sus direcciones de mail incluso el código postal. Si es así, magnífico. Solicite hablar con esa gente. Si por otra parte usted está un milímetro menos del 100% seguro acerca de todo, pregúntele a la recepcionista y ponga todo claro primero.
También con las secretarias, asistentes, porteros, ayudantes en el estacionamiento, personal de seguridad o cualquier otra persona del personal que hay en el lugar dónde está el cliente. Sea agradable con ellos, sonríales, sea cortés y aprenda sus nombres. Trátelos igual que a su jefe a quién va a entrevistar para una venta de un millón de dólares. Hay unas cuantas razones para eso. Primero que nada, todos merecen su respeto y consideración. Si tiene que probar qué importante que es actuando pomposa o rudamente con aquellos que considera como inferiores, sus perspectivas para una carrera de ventas exitosa, como mínimo se atenúan. Segundo menos filosóficamente y más prácticamente, esos " servidores" pueden apoyarlo o destrozarlo, y no lo olvide nunca. Una secretaria que lo aprecia puede encontrar la forma de hacerlo pasar para una entrevista de 15 minutos.

c) La secretaria es la clave
Uno de los roles más importantes de la secretaria es de cuidar el acceso.
Asegurarse que su jefe se encuentra con las personas que él o ella desea ver; filtrarlos y eliminar a los que no tienen valor; así mismo derivar a otra persona o departamento de menor nivel a todos aquellos que tengan algún valor, pero insuficiente para merecer la atención personal del jefe. Si usted ha sido bloqueado totalmente, el juego ha terminado. Lo que debe hacer entonces, es convencer a la secretaria que lo haga pasar hacia el que toma las decisiones para darle la oportunidad de exponer sus motivos para haber solicitado la entrevista.
Ocasionalmente, una secretaria puede agendar una cita para usted sin consultar previamente con el que toma las decisiones. Esto sucede en raras ocasiones.
Generalmente deberá pasar por la secretaria con argumentos convincentes de que tiene algo de interés e importancia para el jefe y/o la empresa, y segundo que es necesario hablar brevemente con el jefe para determinar si sería deseable una entrevista. Recuerde lo que hemos dicho antes. Su objetivo en esta etapa es solamente de conseguir la entrevista. Especialmente con la secretaria, diga nada más que lo imprescindible para subrayar la necesidad de una entrevista.

Como esto:

Secretaria : "Oficina de la señora Johnson."
Usted: "Hola. Este es Alfred Trumpp. ¿Está ella? ¿Por favor?."
Secretaria: "Un momento, veré si se encuentra " (La secretaria sabe bien que sí encuentra. Esta es sólo la rutina básica de filtrado.) ¿A qué empresa pertenece usted Señor Trumpp?"
En este momento, si tiene algún referente que le resulte familiar a la candidata que trata de ver, úselo. Lo hará pasar.
Usted: "Estoy con Chapas Consolidadas. Bob Benson me sugirió que la llamara." Si usted no tuviera ningún referente, o si todavía no fuera aceptado, sabe que lo que sigue es:
Secretaria: "¿Qué hace esa empresa, por favor?"
Usted: "Hemos estado haciendo algunos estudios sobre marketing y distribución. Tengo algunas ideas que creo que a ella le interesará escuchar. Está ella presente, ¿por favor?
Si la secretaria continúa presionando y pide más detalles o sugiere pasarlo a algún subordinado, manténgase firme, no ofrezca más información, y pida nuevamente que lo deje pasar.
Usted: " Creo que la señora Johnson preferirá discutir esto personalmente y ella sabrá en pocos minutos si es algo que ella desea considerar. Podría hablar con ella, ¿por favor? "
Puede resultar difícil, pero sea agradable y cortés, pese a que sienta querer decirle: " ¡Hey, deje ya de filtrarme y deme con la Sra. Johnson!".
Si después de todo esto, la candidata no se encuentra en su escritorio, la secretaria puede seguir con la formalidad de solicitarle su número de teléfono para llamarlo. Ha sido mi experiencia-y probablemente también la suya-que los candidatos no devuelven las llamadas, pero no causa ningún daño dejarle su número. Hágalo con un comentario cómo el siguiente: Ella podrá encontrarme en este número hasta las 2.00 PM. Si ella no puede hablarme hasta entonces, ¿Qué hora resultaría conveniente para que yo la llame?" De esa forma está obteniendo implícitamente su consentimiento de llamarla, después que ella no lo hizo.

Ese es un buen momento para también pedirle su nombre a la secretaria.